Mit einer Ausschreibung rechnen alle Händler am selben Tag mit denselben Angaben. Liegt bei Fristende mindestens ein Angebot vor, kaufen Sie und wählen innerhalb von 30 Minuten, wer liefert. Wählen Sie nicht, bekommt das günstigste Angebot den Zuschlag.1
Was der Händler über den Betriebshof wissen muss
Tagsüber sind die Busse unterwegs, getankt wird am Abend und in der Nacht. Der Tankwagen kommt deshalb am besten tagsüber, wenn der Hof leer ist.
- Als Sorte schreiben Sie Diesel nach DIN EN 590 aus. AdBlue® nach ISO 22241 und HVO100 nach DIN EN 15940 bekommen jeweils eine eigene Ausschreibung.
- Die Menge geben Sie in Litern an. Tragen Sie dazu den freien Platz im Tank ein, dann weiß der Händler vor seinem Preis, wie viel am Liefertag sicher hineinpasst.
- Bei der Anlieferzeit wählen Sie zwischen „rund um die Uhr“, „werktags rund um die Uhr“ und „nur Tagschicht“. Ist Ihr Hof durchgehend besetzt, wählen Sie „rund um die Uhr“, dann legt der Händler Ihren Hof in eine Tour, die er ohnehin fährt.
- Kommt ein Zug auf Ihrem Hof nicht um die Ecke, wählen Sie beim Fahrzeug das Solofahrzeug. Bei einem oberirdischen Tank braucht der Tankwagen eine Pumpe, in einen Erdtank läuft der Diesel im Freifall.
- Das Zahlungsziel reicht bis 10 Tage netto, wenn Sie anonym ausschreiben, und bis 20 Tage netto, wenn die Händler Ihren Firmennamen sehen dürfen.1
Mehrere Betriebshöfe
Betreiben Sie mehr als einen Betriebshof, legen Sie jeden einmal im Profil als Standort an, mit der Art „Betriebshof“, der Anschrift, der Anlieferzeit, dem Fahrzeug und der Pumpe. Beim Ausschreiben wählen Sie den Standort aus, und seine Angaben stehen schon im Formular. Vor dem Zuschlag sehen die Händler nur Postleitzahl und Ort, die Anschrift bekommt erst der Händler, der liefert.
Von der Frist bis zum Lieferschein
Ihre Ausschreibung geht an die Händler, deren Liefergebiet die Postleitzahl Ihres Betriebshofs abdeckt. Ihren bisherigen Lieferanten laden Sie selbst dazu ein, und er gibt seinen Preis nach denselben Regeln ab wie jeder andere. Mit dem Häkchen „Nur an meine Stammlieferanten senden“ bleibt eine Ausschreibung bei den Händlern, die Sie eingeladen haben oder die über die Hoftankbörse schon für Sie geliefert haben.
Die Frist wählen Sie zwischen 24 Stunden und 7 Tagen. Mit dem empfohlenen Fristende um 12:30 Uhr rechnen die Händler schon mit den neuen Tagespreisen. Fällt das Ende auf ein Wochenende oder einen Feiertag, endet die Frist am nächsten Werktag um 12:30 Uhr. Bis dahin sehen Sie nur, wie viele Angebote eingegangen sind.
Nach dem Zuschlag führt ein Link für Sie und den Händler auf dieselbe Lieferseite. Der Händler trägt dort den Liefertermin ein, und nach der Lieferung tragen Sie die Menge laut Lieferschein ein. Vertrag, Rechnung und Zahlung laufen direkt zwischen Ihnen und dem Händler.
AdBlue® und HVO100 für die Flotte
AdBlue® für die Zapfsäule auf dem Hof schreiben Sie als eigene Sorte für denselben Standort aus. Händler, die AdBlue® führen, geben dafür einen eigenen Preis ab.
Verlangt der Auftraggeber in einem Verkehrsvertrag erneuerbare Kraftstoffe, kommt HVO100 nach DIN EN 15940 in Frage. Ob Ihre Fahrzeuge dafür freigegeben sind, klären Sie mit dem Hersteller, ob der Vertrag HVO100 anerkennt, mit dem Auftraggeber.
Winterdiesel ab dem 16.11.
Vom 16.11. bis Ende Februar liefern die Händler in Deutschland Winterdiesel. Stehen Ihre Busse nachts im Freien, sollte vor dem ersten strengen Frost Winterdiesel in den Fahrzeugtanks sein. Bestellen Sie vorher nur so viel, wie Sie bis zum 16.11. verbrauchen, und legen Sie die erste Lieferung auf die Tage danach. Wie voll der Tank auf dem Hof vorher sein sollte, steht im Ratgeber Winterdiesel im eigenen Tank.
Kleine Betriebshöfe
Ein kleiner Hof im Schülerverkehr braucht oft keinen ganzen Zug, und bei kleinen Mengen ist die Fracht je Liter hoch. Setzen Sie beim Ausschreiben das Häkchen „Teillieferung“ und laden Sie einen Betrieb aus der Nähe ein. Dann teilen sich bis zu vier Abladestellen im Umkreis von 30 km einen Tankwagen, und jede braucht mindestens 2.000 Liter. Sobald ein weiterer Betrieb dabei ist, bekommt bei Fristende das günstigste Angebot den Zuschlag, und jeder Betrieb rechnet selbst mit dem Händler ab.
Den Ablauf zeigt Ihnen eine Probe-Ausschreibung für Busbetriebe. Sie geht an keinen Händler.
Kurz gefragt
Wie bestellen wir Diesel für den Betriebshof?
Sie schreiben Sorte, Menge und Lieferzeitraum für Ihren Betriebshof auf der Hoftankbörse aus. Die Händler, die Ihren Betriebshof beliefern, geben bis Fristende verdeckt einen Preis ab. Liegt dann ein Angebot vor, kaufen Sie und wählen innerhalb von 30 Minuten, wer liefert.
Bekommt jeder Betriebshof seine eigene Lieferung?
Jeder Betriebshof ist ein Standort mit eigener Anschrift und Anlieferzeit, und jede Ausschreibung gilt für einen Standort. Die Händler rechnen für jeden Hof mit seiner Anfahrt.
Können wir HVO100 für einen Verkehrsvertrag ausschreiben?
HVO100 nach DIN EN 15940 ist eine eigene Sorte auf der Hoftankbörse. Sie schreiben sie wie Diesel aus, und Händler, die HVO100 führen, geben dafür einen Preis ab.
Wann bestellen wir den ersten Winterdiesel?
In Deutschland liefern die Händler vom 16.11. bis Ende Februar Winterdiesel. Stehen Ihre Busse nachts im Freien, legen Sie die erste Lieferung auf die Tage nach dem 16.11. und bestellen vorher nur, was Sie bis dahin verbrauchen.
Quellen
- Teilnahmebedingungen der Hoftankbörse, § 2a Kaufpflicht und verbindlicher Zuschlag und § 2b Zahlungsziel und Name des Abnehmers
Die Fundstellen haben den Stand vom 29.10.2026. Diese Seite ist eine allgemeine Einordnung und keine Rechtsberatung.