Vergleichen lassen sich Angebote nur, wenn alle Händler am selben Tag mit denselben Angaben rechnen. Liegt bei Fristende mindestens ein Angebot vor, kaufen Sie und wählen innerhalb von 30 Minuten, wer liefert. Wählen Sie nicht, bekommt das günstigste Angebot den Zuschlag. Für öffentliche Auftraggeber gilt die Regel im nächsten Abschnitt.1
Zuschlag bei öffentlichen Auftraggebern
Bei einer Vergabestelle entscheidet nach dem Öffnen der Angebote der Preis. Sagen Sie uns deshalb bei der Anmeldung, dass Ihre Kommune, Ihr Zweckverband oder Ihr Eigenbetrieb öffentlicher Auftraggeber ist, dann kennzeichnen wir Ihr Konto entsprechend. Danach bekommt bei Fristende das günstigste Angebot den Zuschlag. Nur wenn ein Angebot beim Zahlungsziel oder beim Liefertermin von Ihrer Ausschreibung abweicht, sehen Sie alle Angebote und wählen innerhalb von 30 Minuten. Wählen Sie nicht, bekommt auch dann das günstigste Angebot den Zuschlag. Die Händler sehen die Kennzeichnung bei der Ausschreibung.1
Ob und in welcher Form eine Ausschreibung über die Plattform in Ihr Vergabeverfahren passt, prüft Ihre Vergabestelle selbst. Die Plattform hält fest, wann jedes Angebot eingegangen ist, und nach dem Zuschlag laden Sie im Konto einen Beschaffungsnachweis als PDF herunter. Im Konto liegt unter „Unterlagen“ auch eine Entscheidungsvorlage in der Fassung für Vergabestellen.
Was in die Ausschreibung gehört
Der Händler rechnet mit seinem Einkauf, der Fahrt vom Tanklager zu Ihrer Abladestelle und der Menge, die er dort ablädt.
- Als Sorte schreiben Sie meist Diesel nach DIN EN 590 aus. HVO100 nach DIN EN 15940, AdBlue® nach ISO 22241 und Heizöl EL nach DIN 51603-1 für das Feuerwehrhaus bekommen jeweils eine eigene Ausschreibung.
- Die Menge geben Sie in Litern an. Tragen Sie dazu den freien Platz im Tank ein, dann weiß der Händler, wie viel sicher hineinpasst.
- Die Abladestelle ist der Bauhof, die Feuerwache oder eine andere Einrichtung. Vor dem Zuschlag sehen die Händler nur Postleitzahl und Ort, die Anschrift bekommt erst der Händler, der liefert.
- Bei der Anlieferzeit geben Sie an, ob der Tankwagen nur zu den Öffnungszeiten des Bauhofs auf das Gelände darf. Lässt die Zufahrt keinen Zug zu, wählen Sie beim Fahrzeug das Solofahrzeug. Ein oberirdischer Tank braucht einen Tankwagen mit Pumpe, in einen Erdtank läuft der Diesel im Freifall.
- Das Zahlungsziel reicht bis 10 Tage netto, wenn Sie anonym ausschreiben, und bis 20 Tage netto, wenn die Händler den Namen Ihrer Kommune sehen dürfen.1
Ihre Ausschreibung geht an die Händler, deren Liefergebiet Ihre Postleitzahl abdeckt. Ihren bisherigen Händler laden Sie selbst dazu ein, und er gibt seinen Preis nach denselben Regeln ab wie jeder andere. Die Angebotsfrist wählen Sie zwischen 24 Stunden und 7 Tagen. Mit dem empfohlenen Fristende um 12:30 Uhr rechnen die Händler schon mit den neuen Tagespreisen. Fällt das Ende auf ein Wochenende oder einen Feiertag, endet die Frist am nächsten Werktag um 12:30 Uhr.
Nach dem Zuschlag laufen Vertrag, Lieferung und Rechnung direkt zwischen Ihrer Kommune und dem Händler. Die Hoftankbörse verkauft keinen Kraftstoff und wickelt keine Zahlung ab.2
Bauhof, Feuerwache und Kläranlage
Jede Einrichtung mit eigenem Tank legen Sie einmal im Profil als Standort an, mit Namen, Anschrift, Anlieferzeit, Fahrzeug und Pumpe. Beim Ausschreiben wählen Sie den Standort aus, und seine Angaben stehen schon im Formular.
Kleine Tanks mehrerer Einrichtungen
In die Tanks von Feuerwachen und kleinen Bauhöfen passen oft nur wenige tausend Liter. Bei so kleinen Mengen ist die Fracht je Liter hoch, denn die Anfahrt kostet fast gleich viel. Setzen Sie deshalb beim Ausschreiben das Häkchen „Teillieferung“ und laden Sie danach die Feuerwache oder die Nachbargemeinde ein. Dann teilen sich bis zu vier Abladestellen im Umkreis von 30 km einen Tankwagen, und jede braucht mindestens 2.000 Liter. Jede Einrichtung rechnet danach selbst mit dem Händler ab.
Winterdiesel und Jahreswechsel
Vom 16.11. bis Ende Februar liefern die Händler in Deutschland Winterdiesel. Räumfahrzeuge und Einsatzfahrzeuge tanken aus dem eigenen Tank, deshalb muss darin bis Mitte November Platz für Winterdiesel sein. Wie voll der Tank vorher sein sollte, steht im Ratgeber Winterdiesel im eigenen Tank.
Für Diesel gilt nach heutigem Stand ab dem 01.01.2027 wieder die volle Energiesteuer. Die Steuer ist dann um 14,04 Cent je Liter höher.3 Ob der angekündigte Spritpreisdeckel auch für Lieferungen an Betriebe gilt, ist noch offen.4 Was das für die Bestellung im Dezember heißt, steht im Ratgeber Energiesteuer auf Diesel 2027.
Den Ablauf zeigt Ihnen vorher eine Probe-Ausschreibung mit Musterangeboten. Sie geht an keinen Händler.
Kurz gefragt
Wie schreibt ein Bauhof Diesel aus?
Der Bauhof trägt Sorte, Menge, Abladestelle und Lieferzeitraum ein, und die Händler, die den Ort beliefern, können bis Fristende verdeckt einen Preis abgeben. Bei einem gekennzeichneten öffentlichen Auftraggeber bekommt dann das günstigste Angebot den Zuschlag.
Passt die Ausschreibung in unser Vergabeverfahren?
Das prüft Ihre Vergabestelle selbst. Die Plattform holt die Angebote ein und hält fest, wann jedes Angebot eingegangen ist.
Können Bauhof und Feuerwehr gemeinsam bestellen?
Ja, über die Teillieferung. Bis zu vier Abladestellen im Umkreis von 30 km teilen sich einen Tankwagen, und jede braucht mindestens 2.000 Liter.
Wer stellt der Kommune die Rechnung?
Der Händler, der den Zuschlag bekommt. Vertrag, Lieferung und Rechnung laufen direkt zwischen Ihrer Kommune und dem Händler.
Quellen
- Teilnahmebedingungen der Hoftankbörse, § 2a Kaufpflicht und verbindlicher Zuschlag, Abs. 4a für öffentliche Auftraggeber und § 2b Zahlungsziel und Name des Abnehmers
- Teilnahmebedingungen der Hoftankbörse, § 2 Ablauf der Vermittlung, Abs. 5 Vertrag, Lieferung, Rechnung und Zahlung direkt zwischen Abnehmer und Lieferant
- § 68 Abs. 1 EnergieStG, abweichender Steuersatz für Gasöl vom 01.10.2026 bis 31.12.2026
- Bundesregierung, Neues Spritpreis-Entlastungspaket der Bundesregierung (Meldung vom 19.09.2026)
Die Fundstellen haben den Stand vom 29.10.2026. Diese Seite ist eine allgemeine Einordnung und keine Rechts- oder Steuerberatung, auch nicht zum Vergaberecht.